Privacybeleid

OTAK, gevestigd aan Oosteinde 35 3843 DR Harderwijk, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. OTAK hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. OTAK houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy verklaring;  
  • Verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;  
  • Op de hoogte zijn van de rechten omtrent persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als OTAK zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens hieronder genoemd.

Persoonsgegevens die wij verwerken

OTAK verwerkt jouw persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Bankrekeningnummer

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

OTAK verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het afhandelen van een betaling
  • Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolders
  • Telefonisch of via email contact op te nemen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • Informatie te verstrekken over wijzigingen van onze diensten en producten 
  • Om goederen en diensten af te leveren  

Geautomatiseerde besluitvorming

OTAK neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om bewerkingen die worden uitgevoerd door computerprogramma's of -systemen. OTAK gebruikt de volgende computerprogramma's of -systemen:

  • Facturatie d.m.v. KING software
  • Inhoudelijk webinzicht d.m.v. Google Analytics

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

OTAK bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door OTAK verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:  

  • Het inschrijfformulier Nieuwsbrief;  

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan OTAK de volgende persoonsgegevens vragen:  

  • Voornaam;  
  • Tussenvoegsel;  
  • Achternaam;  
  • E-mailadres.  

Persoonsgegevens worden door OTAK opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:  

  • Gedurende de periode dat men aangemeld is. 

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door OTAK verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinde;
  • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:  

  • De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan OTAK de volgende persoonsgegevens vragen:  

  • Voornaam;  
  • Tussenvoegsel;  
  • Achternaam;  
  • Telefoonnummer 
  • E-mailadres.  
  • Geslacht  

Persoonsgegevens worden door OTAK opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:  

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiŽle administratie voor maximaal 7 jaar. 

Delen van persoonsgegevens met derden 

OTAK verkoopt gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens. OTAK blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken 

OTAK gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op de privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op de computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en het gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren functioneert en onthouden bijvoorbeeld voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Afmelden voor cookies kan door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kan ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderd worden.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen 

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens door OTAK en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat er een verzoek ingediend kan worden om de persoonsgegevens die wij van je beschikken in een computerbestand toe te sturen. Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van toestemming of bezwaar op de verwerking van persoonsgegevens kan gestuurd worden naar info@concepts-companies.nl. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op het verzoek. OTAK wijst tevens op de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-metde-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen  

OTAK houdt zich aan een bewaartermijn waarbij persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Qua beveiliging hebben wij passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens OTAK van persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij maken of laten zorgen voor back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 

OTAK neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wanneer er twijfel ontstaat of persoonsgegevens goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via info@concepts-companies.nl
 

Contactgegevens: OTAK - Westeinde 35 - 3843 DR - Harderwijk - 0341 454 800